¿Día a día tienes la sensación de que se te va la vida porque no llegas a todo?

¿Te angustias, no solo porque te has dejado tareas pendientes por concluir sino porque, además, con ello a la mañana siguiente se te van a ir acumulando más ocupaciones que atender?

Una semana puede sobrevivirse a una mayor carga de trabajo, pero cuando se convierte en lo cotidiano la salud lo termina pagando muy caro

¿De verdad tienes un exceso de obligaciones o es, quizá, tu poca capacidad para organizarte la que te juega esas malas pasadas? Piénsalo bien, y si tras reflexionar llegas a esa conclusión el artículo de hoy va a interesarte mucho.

Aprende a organizarte mejor

Una falta de organización o peor aun, practicar de manera constante la famosa procrastinación (posponer a menudo las obligaciones) pone a prueba la paciencia y compromete seriamente, además de la salud, la propia reputación. Imagina retrasar hasta la saciedad la entrega de un trabajo. ¿Crees que tus clientes seguirían confiando en ti?

La mayoría de las situaciones estresantes a lo largo del día se producen por no saber estructurar de manera efectiva todas las tareas a realizar.  No basta con decir “tengo que llevar a cabo X cosas”, sino que es importantísimo además:

1.-Determinar prioridades

2.-Asignar tiempos a cada tarea

3.-Cumplir con descansos proporcionales a cada tarea

Vamos a explicar cada una de estas acciones imprescindibles para cumplir con eficiencia la agenda diaria, incluso la agenda semanal.

1.- DETERMINAR PRIORIDADES

Primero, SIEMPRE, todo aquello que requiere de una acción urgente, que no puede posponerse.

Un mismo cometido puede tener distinta prioridad en según qué circunstancias y dependiendo de cada persona. Escoge TUS prioridades y ponlas siempre en las primeras posiciones de tus asuntos por resolver.

Las últimas tareas serán aquellas que, aunque están situadas en la agenda de ese día en concreto, pueden llevarse a cabo en cualquier otro momento de la semana porque no comprometen o entorpecen ninguna otra esfera de lo personal o profesional.

A veces puede ser útil alternar tareas más complejas y prioritarias, labores que exigen una mayor concentración, con otras más simples

Quienes siguen este método de organización afirman que les evita un enfoque excesivo y les destensa.  Todo es probar con la fórmula que permita una mejor ejecución de la agenda diaria; si te funciona así, perfecto.

 2.- ASIGNAR TIEMPOS A CADA TAREA

Imprescindible para no caer en tiempos muertos en algunos momentos y en situaciones de desespero en otros.

Detallar un presupuesto por escrito, responder un par de emails, preparar un informe, reunirte con tus comerciales, etc. son quehaceres que requieren de tiempos de realización completamente distintos.

No sirve de nada adjudicar a cada uno de ellos el mismo tiempo porque acabaríamos consiguiendo el efecto contrario que buscamos: ser completamente improductivos en el global de la jornada.

3.- CUMPLIR CON DESCANSOS PROPORCIONALES A CADA TAREA

Una ocupación que exija un esfuerzo físico o intelectual importante requiere de una concesión en descanso completamente distinta a otra que resulte ser fácil y rápidamente ejecutable.

Determinar tiempos fijos, independientemente de qué tipo de tarea se lleve a cabo, no suele funcionar a medio plazo.

Si se está realizando un trabajo que de por sí resulta cómodo y poco extenuante, concederse un tiempo de pausa muy largo suele conseguir que la persona se disperse en exceso y que le resulte algo más complicado meterse de lleno en la siguiente tarea, sobre todo si ésta resulta ser más exigente.

Por el contrario, un tiempo de descanso demasiado corto tras un cometido de mucho esfuerzo y/o concentración no suele permitir la “desconexión” entre una y otra labor. Se suele caer en un mayor bloqueo cuando no damos tiempo a una adaptación para otra responsabilidad.

tecnica-pomodoro

El método Pomodoro

Practicado por una enorme cantidad de seguidores y defensores, el método Pomodoro promulga con la idea de fraccionar las tareas diarias y sus correspondientes descansos en períodos fijos de tiempo y controlados por un cronómetro.

El precursor de esta técnica fue un joven estudiante, Francesco Cirillo, allá por los años ochenta.

Cirillo determinó que su capacidad de concentración a la hora de realizar diversas tareas, entre ellas sentarse frente a los apuntes, aumentaba si asignaba diferentes secuencias de ejecución y descanso, a ritmo creciente.

La idea de Cirillo era llevar a cabo cada cometido en pequeños tramos de tiempo: 25 minutos, junto a un descanso de 5 minutos.  Una vez cumplidos cuatro ciclos completos (25 minutos de trabajo y sus correspondientes 5 minutos de descanso) consideró válido seguir un descanso mayor: 15-20 minutos. Y después comenzar el ciclo completo nuevamente.

Para medir el tiempo se sirvió de un instrumento tan simple como habitual: un temporizador de cocina con forma de tomate, pomodoro en italiano, de ahí el nombre que se ha dado al método.

Dicha técnica ha marcado, indiscutiblemente, un antes y un después en el modo de administrar el tiempo. Sin embargo, sus detractores argumentan que el punto a mejorar de esta técnica es precisamente la rigidez en conceder un tiempo fijo a cada tarea y a su descanso, independientemente de su complejidad.

Si quieres poner en práctica la técnica Pomodoro y compruebas que tu respuesta frente a la organización del tiempo es mucho mayor puedes implementarla en tu día a día para ver mejoras significativas en tu productividad. Si, por el contrario, llegas a la conclusión de que debes adaptarla a tus propias necesidades (mayores tiempos de ejecución y/o descansos, por ejemplo) podrás hacerlo también.

Lo importante es que encuentres la fórmula perfecta que te permita mejorar tu flujo de trabajo y tu rendimiento.  De lo que no cabe duda es que la organización del tiempo resulta crucial para cumplir  con eficiencia todas las obligaciones sin sufrir un agotamiento mental extenuante por una agenda en la que el caos y el desorden son los protagonistas.

Por otro lado, tanto o más importante que estructurar muy bien tu jornada es saber manejar de manera similar las distracciones: redes sociales, emails, avisos de mensajería instantánea, etc. para que no supongan una traba a los propios objetivos.

Esperamos que estos consejos te ayuden. Y tú, ¿cómo te organizas? ¿Utilizas la famosa técnica Pomodoro? ¿Has descubierto tu propio método infalible? Cuéntanoslo. ¡Queremos conocerlo!

Que tengas un estupendo martes 🙂